最近朋友投標碰到一個很嚴重的問題，投標廠商有12間，文件資格審查時卻被刷掉7間，原因是沒有備妥投標文件中的一張紙：完稅證明。讓這7間廠商三天三夜熬夜暴肝的辛苦，以及彩色列印的幾千塊大洋完全打水漂，可見備標不是一件小事。
稍微盤點一下我遇過或聽到的經驗，備標時投標、招標文件通常會犯的幾大地雷：
1. 缺電子領標憑證。這是投標新手或剛上任的助理最容易忘記的，因為自我審查表沒寫就沒放，或從沒領過標的
2. 401表年份錯誤。月份是對的，但年份助理拿到去年的，或打錯公司統編號
3. 繳稅完成的證明。因401表只是納稅「申請」，並不是繳完稅，因此要附上繳稅的收執聯。就算公司剛開或歇業重啟沒有繳稅紀錄，也要跟會計師那邊申請無須繳稅證明
4. 缺無退票證明（這文件被漏掉的機率最高）
5. 投標廠商聲明書勾錯。為了證明投標的妳/你跟中共沒有瓜葛，因此聲明書明列的13條問題就是要「拷問在官方眼中下賤、萬惡的廠商」跟中國是否有關係，一旦查到帳面上有關係就謝謝不用再聯絡。聲明書總共有13條要勾選，最常見的錯誤：明明自己就是中小企業卻勾成大企業。不是年收入破8千萬或人數超過200人就是中企業無誤，大膽地勾「是」吧～只要是中小企業第9條勾「是」之外，其他12條都是勾「否」。除非參加原民會的案子，不然第13條打勾的意義不大
6. 放了標單，卻沒放標價清單（機關提供制式格式的經費分析表）
7. 對機關提供的制式標單自以為聰明就自行增加或減少欄位，格式跟機關公佈的不同
8. 分段開標時標單放錯標封
投標文件基本邏輯
投標文件的資格審查的背後邏輯是要知道廠商是否有資格做這個案子的基本門檻，因此扣緊這樣的邏輯，以九宮格的方式來檢查，最好是算完成本確定投標的當天就先請助理備妥文件，千萬不要投標截止日當天才來準備，這樣手忙攪亂，非常容易少一張。
檢查文件不只是檢核表這麼簡單，檢核表還是會出錯，因為沒有後面的邏輯思維支撐。沒有邏輯推演地去備標，出錯機率高得嚇人。因此要用邏輯九宮格去推演、檢查，思考機關為什麼要在這個案子要求這些資格項目。
投標文件的資格審查的背後邏輯是要知道廠商是否有資格做這個案子的基本門檻，因此扣緊這樣的邏輯，以九宮格的方式來檢查，最好是算完成本確定投標的當天就先請助理備妥文件，千萬不要投標截止日當天才來準備，這樣手忙腳亂，非常容易少一張。
檢查文件不只是檢核表這麼簡單，檢核表還是會出錯，因為沒有後面的邏輯思維支撐，沒有邏輯推演，還是會出錯。因此要用邏輯九宮格去推演、檢查。
投標文件寫在哪些地方？
必須備齊之投標文件規定會分散出現在四個地方：
1、廠商資格審查表
2、投標須知，尤其檢查31條是否分段開標，標單放錯標也是完蛋、64條附具之證明文件
3、契約範本初稿
4、評選須知
只靠「廠商資格審查表」完全不準，這張紙連要求附上電子領標證明的欄位都沒有。尤其是新北市政府的採購都會埋藏陷阱，文件要求不會以標題顯示，會藏在契約範本初稿的內文中。
此外，強烈建議文件每頁都要有大小章與「正本相符」章。
投標必備文件
01、每張文件都要蓋公司大、小章（不要認為是廢話，我有碰過廠商文件全部沒蓋大小章的）
02、電子領標憑證（投標須知規定第八十條、電子領標廠商之投標封附上該標案之領標電子憑據書面明細，或於開標後依機關通知再行提出。若經機關通知無法提出者判為無效標。）
03、廠商登記或設立之證明（核准設立或登記函，或列印目的事業主管機關網站之設立或登記資料）
04、公司重新開張經營文件（或公司變更登記）
05、信用證明（不管該案有沒有明文要求，一定要有）
06、無退票紀錄（不管該案有沒有明文要求，一定要有）
07、401表（又稱營業人銷售額與稅額申報書）最近一期納稅證明（如不及完成當期申報而無法提出最近一期，得以前一期代之），要檢查是否為投標公司之統編、日期是最近的。有些人月份對，但助理不小心拿到去年的，也是掰掰。或者是有2家子公司，助理拿成另外一家公司而非投標這家，也是當場被刷掉
08、「營業稅繳款書」，這跟401報表分開，是繳稅證明，因為401報表只是「申請」，並不表示繳完稅
09、投標廠商聲明書(正本)
10、建議書若干份。有些規定封面加上正本，服務建議書(含附件)若干份（正本1份，副本若干份，光碟1張），須標示正副本。有些會限制頁，正本不可分冊，封面和封面內頁都要蓋大小章
服務建議書封面：標題統一為【某某某】服務建議書或企劃書
服務建議書正本首頁請標示廠商名稱，並蓋廠商及負責人印章或簽署，倘投標廠商未蓋廠商及負責人印章或簽署，本機關得洽廠商澄清更正。
服務建議書內容：服務建議書內容（主文部分）應至少涵蓋下列項目，投標廠商應依評選項目依序撰擬。
服務建議書與其附件應分開裝訂。
11、投標書，或稱標單，廠商標價於公告預算金額內（廠商標價高於公告預算金額者，視為投標文件內容不符合招標文件規定）總金額要用大寫，跟建議書經費表相符，不然當場會以投標書總金額為準，而非建議書內的經費編列
12、投標標價清單，或稱經費明細表，從政府採購網下載的文件如果沒有這張，可以額外印建議書中經費編列那頁一張出來，上頭寫標價清單。採購承辦不少時候會漏給這張，卻在評選須知說要出示這張經費表，可以影印建議書中的經費成本。
13、廠商資格審查表
14、開標授權書（如果有人要去看對手是誰的話）
15、標封，要蓋大小章
16、誠信承諾書、廉潔切結書
17、公職人員關係表，如果自家親屬沒有任何關係，這張空白交出去就好，空白表單不用蓋大小章
18、某某公會會員證書，如果該案涉及專業，比如工程、資訊、醫療等
19、合作同意書/顧問同意書與在職證明。這兩張不用蓋大小章，本人簽名即可，但最好一併附上合作對象/顧問的在職證明，以及列印一張對方的論文、期刊文章列表，證明此人是專業的。限制性招標因為要看廠商是否有強大的專業後援，因此會要求顧問的合作同意書，但不要忘記該合作人的目前「在職證明」（表示非阿貓阿狗）以及「專業證明」，這可能是證照或是論文、期刊標題列表等
總而言之，先預祝貴公司文件資格審查通過、評選簡報旗開得勝，案子順利得標！
如果備標還是不放心，我目前對影片、行銷、文化類勞務資格文件檢查的經驗夠（工程、採購勞務的經驗比較少），可以親自前往貴公司幫忙檢查，出席費僅新臺幣3,000元而已，往返交通費實報實銷，可以不讓妳/你們3天熬夜沒睡的辛苦和動輒破5千的企劃書彩色印刷費成本付諸流水。
我平常出沒的地點都在雙北市居多，需要聯繫有以下兩種方式：
我的Email: cheng.yin.li@outlook.com
我的電話：0917-996-372