【政府標案新手入門】服務建議書內容資訊如何圖像化,讓評審委員一目了然?

李承殷
Jun 10, 2021

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標案企劃書/服務建議書需要大量的資訊圖表讓提案一目了然(圖片來源:Freepik付費版;文章作者:李承殷-政府標案、服務建議書代寫-服務建議書範例-標案-代寫)

這篇是給完全零基礎的標案新手,也是給沒有任何美術天份、甚至小學美術課都被當的人寫的。

為什麼評審委員們會問看似很蠢的問題?

很多時候委員在評選簡報時問一些看似令人傻眼的問題,諸如:

「請問你們剛剛說了這麼多,到底想表達什麼?」

「請問你們的創意在哪裡?又怎麼針對本案品質做控管?」

「剛剛似乎有講,但請你們再說明公司在本案有什麼優勢?其策略又是什麼?」

明明簡報時開宗明義就口頭解釋了一長串,連對該領域很專精的委員都好像霧裡看花般,看著妳/你簡報時兩眼出神空洞;遑論那些其實對該案問題與專業都不甚了解的評審。這種雞同鴨講的問題是滿常見的挫折。

委員會問這類大哉問,除了我們表達有時不夠言簡意賅外,很多時候是在短短5分鐘內就要瀏覽整本服務建議書(標案企劃書、計畫書),這麼多文字很難消化,連用表格呈現也很難吸收。這時候就有賴於所謂的「資訊圖表」,無論該案委員是否真正專業都一樣。

另外,年長的委員們陸續退休,新進的評審越來越年輕。過去面對年長的委員,資訊圖表以「中華民國美學」方式呈現尚可闖關;然而現今45歲以下的評委已經對中華美國美學不甚耐煩,甚至達到厭惡的程度。

畢竟一圖勝千文,寫了滿滿好幾頁文字,其說服委員的效果不如一張具有排版、色彩管理的圖,讓就算非專業的人也很容易進入狀況。

中華民國美學的簡報與圖像化呈現方式已逐漸不符標案需求(圖片來源:如何避免簡報滿滿「中華民國」美學?簡報練功團 3 招秘訣大公開!

企劃圖像化內容與委員在短時間內達成共識

標案內容視覺化的目的不外乎三種:吸眼球容易懂好討論。尤其文字部份內容以資訊圖表呈現的重點要一目了然,讓非專業人士也一眼容易進入狀況。

標案企劃是在提案短短數十分鐘內跟委員們達成共識的過程。我們幫機關找到正確的問題,提供「感覺很划算的解決方法」。

企劃書首先要先問對問題,之後才是提供解決方式本身。怎麼問對問題有賴於整合網路上紊亂的資料後有效轉換成一目了然的資訊,由資訊變成知識,最後讓受眾做出決策。

資料的視覺化由四個階層構成:資料、資訊、知識與智慧。藉由整理過的資料來說服受眾,接受我們的提案。

政府標案企劃內容依照知識管理的範疇,可分為四個階層:資料、資訊、知識與智慧(圖片來源:myMKC.com管理知識中心

標案企劃內容視覺化步驟

在製作圖像化之前,可先用手畫個三角形,三個角分別是:why, what, how。

製作視覺化圖表前,可先用黃金圈理論檢視其目的與目標(圖片來源:https://why-what-how.com/

我們先稿清楚這張資訊圖為什麼要做,有了這張圖可以讓讀者在翻閱時能很快知道些什麼事,最後用什麼樣的版型等細節呈現。

在紙上畫完了三角形,也正確認知到這張圖的目的後,針對呈現的細節列表,表內欄位有版型、顏色、大標題、副標題、小標、解釋內容、關鍵字主圖形。

我們先以「臺灣人平均每年每人吃多少公斤的肉類,其各自的種類為何?」為例做資訊圖表。

先釐清目的why與目標what。目的是呈現臺灣人平均每年吃肉類的種類。這方面的資料可以打關鍵字:「農委會」、「臺灣人吃肉」,就可以很快找到一篇有用的文章:〈台灣人有多愛豬肉?〉

〈台灣人有多愛豬肉?〉這篇文章就有不錯的資訊圖表,但跟我們要呈現的視覺感還是不符,不夠直覺到底臺灣人每年平均吃了豬、雞、牛與羊肉的公斤數,僅用文字敘述無法有印象;用一般的長條圖也不錯但不夠吸眼球,那我們該怎麼辦?

臺灣人有多愛豬肉?(圖片來源:國會無雙

我們可以先提取關鍵字:豬、雞、牛與羊,這些具體的圖示和大小對我們幫助很大。

由於我們在做時間很趕的標案企劃,建議不要自己熊熊跳下去畫圖,直接用有商業授權(最好付費訂閱,花點小錢很值得)的資料庫圖示。這邊用Freepik商用付費版為例。

在Freepik上查詢「meat」有關的關鍵字圖像,可以找到以下有關的素材。這次示範選擇右二的紅線手繪圖示。選擇紅色的原因在於肉類讓人想到血紅色,此色系也跟標題有所搭配。

Freepik包含很多元的圖片素材(圖片來源:Freepik付費版)

關鍵字標題的選色也跟主要紅色手繪圖示一樣。我們選擇豬、雞、牛與羊圖片放入Illustrator或ppt進行修正,版型選擇A4大小。

再來,放入關鍵解釋內容,區分重要大標題與內容。

整個版面配置以初學者來講,絕對不可超過3個色系,強烈建議先從2個色系著手就好。

決定版型,因為我們要區分誰是被食用肉類第一名、第二名等等,網路上找Infographics 時特別尋找跟前後順序,大小比較有關的版型如下:

資訊圖表版型(圖片來源:數位行銷實戰家

我們把標題、文字內容與圖示放進去,先不管排版。把主要的圖片與文字置入。

標案企劃書/服務建議書資訊圖表初稿(圖片來源:製作者-李承殷;修正者:Rei)

這時候我們看到有基礎的版本,但看起來還是豬、雞、牛、羊的被食用的公斤數量比較很不明顯。

因此,我們針對排版中的字體與顏色校正,對豬、雞、牛、羊的順序做排序,尤其把豬隻的顏色加深增加視覺印象。整體說明文字往下挪,呈現節奏韻律感。

最後是豬、雞、牛、羊的輔助說明文字對齊,讓人讀起來有清爽的感覺,不會跳來跳去。

標案企劃書/服務建議書資訊圖表範例(圖片來源:製作者-李承殷;修正者:Rei)

結論

  • 以上文章是我做標案企劃時資料視覺化的一點點攻略心得,希望對妳/你有所幫助。
  • 如果有任何問題,非常歡迎聯絡我,我的Email是 cheng.yin.li@outlook.com

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Written by 李承殷

嗨!我是標案插旗手 MR.LI。熱愛撰寫政府標案有關的跨領域文章以文會友。合作來信:cheng.yin.li@outlook.com ;電話:0917-996-372