標案入門初學者的煩惱
最近幾位朋友正在學怎麼跟政府做生意，因此練習寫服務建議書。就算把得標的範例拿來參考，她/他們還是很無奈地表示：
「需求說明根本文言文，看不懂」
「企劃書不知道該從何下筆」
「就算手邊有曾經得標的範本，跟要標的性質差異太大，連怎麼下筆都不知道」
妳/你是否也有上述這樣的困擾呢？
一般人有這種困擾是很正常的，容我如下依序說明。
就算拿到得標範本，為什麼初學者還是不知道如何下手？
- 不知道機關在怕什麼
- 沒有帶著問題讀需求說明
- 對需求說明書中看起來很生活的詞彙，卻不熟悉其真實意含。比如要求拍影片，是要怎麼樣的影片？需求說提到活動，那到底是什麼活動？
- 上下段落的邏輯關係不清楚
- 不知道事情的先後次序，一心想著企劃書要寫得厚、排版美觀，讀完落落長的說明，腦袋空白不知如何下手
先說結論
➊ 企劃書呈現是在15分鐘內，取得委員的信任「達成共識」的過程。講難聽點，就是「憑感覺」給妳/你做會成功。
➋ 需求說明書一定在講政府自己內心深層的恐懼，痛點＝恐懼。
人類兩大驅動力：第一是繁衍，其次是恐懼。生活中人們會毫不猶豫地掏錢的產品與服務，不少都圍繞著「恐懼」打轉，因為害怕而付錢。很多時候，所謂的痛點與需求不是什麼抽象概念，它很多時候等同於害怕某事的發生。
➌ 從需求說明書字裡行間陳述的痛點，先做成4樣東西：
➀ 需求說明資訊圖表（表明案子的目的、交付項目與各個交付項目的條件）
➁ 經費分析表
➂ 日曆天時間表
➃ 甘特圖
➍ 對任何不熟悉的新領域，快速了解的方法就是「拆解到基本的變數」。初學者拆解事物需要結構框架的輔助，就像小朋友騎腳踏車要輔輪一樣，上手後就不需要了
➎ 初學者需要框架輔助，協助「拆解」的工具組，拆解本身就是在思考。
政府標案的提案整體架構說明
政府標案從前期的調查研究到案子公開上網招標前，都屬於戰略層級；等到看到政府採購網的時候，前面的大方向已經確立了，只剩偏戰術層級執行的具體策略以及確實落地的方法。
提案心理層面三要素：痛點、癢點與爽點
在構思能落地的提案時，最重要的是抓到機關與委員們的痛點，也就是她/他們內心是在害怕什麼，才不敢把該標案交給妳/你做。就算真的有內定這件事好了，「信任」也是最重要的基石；那些背景硬到不行的廠商最後把事情搞砸了在業界徹底臭掉，也不會有下一次的得標機會，沒有機關會想拿石頭砸自己的腳，好配合與相信妳/你能做到永遠是機關最在乎的事。
如何在企劃書中展現好配合與信任這兩種特質？這有賴於掌握痛點、癢點與爽點。痛點等於恐懼、癢點就是讓人們認為妳/你的方法就是有效、爽點則是帶點創意，讓人有印象的說法，或跟別家廠商不一樣的點。
需求說明訴說政府的痛點＝害怕、焦慮與恐懼
- 需求說明書一定在講政府自己內心深層的恐懼。我們首要任務是找到需求說明書中字裡行間，政府說不出口的痛點。
- 需求說明書通篇講的都是「政府機關的恐懼」，這個標案會出現一定是害怕某些事情發生。
- 人類兩大驅動力：第一是繁衍，其次是恐懼。
- 生活中人們會毫不猶豫地掏錢的產品與服務，不少都圍繞著「恐懼」打轉，因為害怕而付錢。很多時候，所謂的痛點與需求不是什麼抽象概念，它很多時候等同於害怕某事的發生。
- 有人可能會說好奇心也是驅動力；不！好奇心其實是對「未知的恐懼」
找出字裡行間在怕什麼。 - 標案入門者要了解需求說明的架構，可以嘗試想想需求說明的煩惱是什麼？先用自己的話解釋一遍，再用內容農場的話講一遍，為什麼要有這個標案，最後錢要花在什麼地方。
- 跟需求說明書要表達的同理，臺灣的醫療與教育始終是大市場？為什麼拼死拼活都要有一張文憑？對生存的恐懼；醫療美容產品為什麼比一般化妝品貴？對青春年華隨著歲月流逝感到焦慮；為什麼一堆人要用Clubhouse、刷臉書、推完全訂閱制？因為認知焦慮，一切動力始終來自於恐懼。
- 需求說明通篇的潛台詞就在講他們在擔心什麼，只是講得不清不楚。政府為了消除自己的恐懼，通常對兩件事花錢不手軟：
- 第一件事：政府做事最怕沒人知道。做事都有符合行政程序，沒有違法。
- 第二件事：今年度的錢沒有花完。機關做事最怕不符合行政程序。做事的績效不在正職公務員的考慮範圍內。績效只關乎是否在今年度把「錢花完」，在媒體上「沒有負面評論」，他們不奢求正面評價。
- 恐懼是政府機關的發展邊界，也是唯一前進與進步的動力。政府的效能是輸出「穩定」，而非進步。在中華民國臺灣，進步一定是從民間半強迫式灌入政府機構的。不要奢望政府會進步，用蘿蔔對正職公務員效果很有限，一定要用鞭子。畢竟正職公務員首要任務是讓市政穩定，而非走在時代的前緣。
- 相對來說，短期約聘人員通常18般武藝通通會，腦袋又靈活，有該領域該有的基礎素養，在民間企業待過2年以上，對成本就有sense，知道利潤為何物，這種承辦就要好好珍惜，甚至大膽地投資她/他們在公務體系的貢獻。
服務建議書就是要把錢花得漂亮，讓委員「感覺」用吃滷肉飯的銅板價就能吃到三星級米奇林牛排
企劃書/服務建議書特性三位一體，缺一不可
政府標案的簡報時間通常只有短短15分鐘不到。機關長官與外部評審委員（如果有的話）也是在會議上才匆匆閱讀服務建議書，一邊聽一邊翻閱。這表示她/他們要在短時間內吸收三種事情：
➊ 該標案到底在幹嘛？
➋ 該標案會碰到哪些問題？
➌ 正在臺上簡報的人到底正在講什麼？
現場的委員很多時候都不知道今天是來評什麼的。她/他們要在極短的時間內吸收標案本身的需求，也要搞清楚台上提案人到底在講什麼簡報，在Q&A同問同答時才能屁出些問題不至於愧對今天領到的委員出席費。
因此，我們要做的事情變得很簡單：把提案解釋成小學四年級學生聽得懂的程度。只要給委員們的腦海中灌入3個關鍵字與1個畫面，這就是熬夜爆肝一週辛苦寫標案企劃書的主要任務。
一份合格的服務建議書，有辦法讓完全不熟悉該領域的人翻閱5分鐘後，就能抓到要表達的3個關鍵字與1個畫面。要達到這樣的成效關乎3種特質：
➊ 攻擊性：彷彿戰士在握著的武器，讓敵人一槍斃命的方法。徹底解決政府機關所害怕的事，也是整本企劃書/服務建議書的核心所在。
➋ 創意性：讓委員們印象深刻的地方，也跟過去的作法與其他廠商區隔開來。
➌ 完整性：類似戰士的甲冑與盾牌，是一種防禦手段。透過拆解問題涉及的MECE法則（mutually exclusive ; collectively exhaustive）完全窮盡，相互獨立，沒有遺漏的思維。把標案中所有環節與相關層面全部想一遍，所有分類都包括在內，等同於解決某問題的百科全書，至少能想到的關鍵字解釋都能在裡面找到，展現自己思維沒有漏洞。
面對任何新領域，把一切拆解到基本變數
- 面對標案帶來不熟悉感而感到恐懼是很正常的。其實面對任何不熟稔的問題，我們只要記住一個原則：「第一性原理」即可。也就是面對問題的時候，通過某種結構，拆解成一個個小塊可以單點突破的小問題。
- 第一性原理：把事情拆到最基本的變數。我們列出流程中的變數，再把變數換掉。拿掉變數，事情是否就無法完成？可以從職務拆，從環節動作拆，或從轉變情境拆。從真正不能改變的，從可變中突破。
- 我們用一個簡單案例來思考：「如何把200毫升的水放入100毫升的杯子」中？
- 200毫升的水放進100毫升的容器（水的體積是杯子的2倍），想這個問題不能先用自己的經驗法則，而是利用「第一性原理」，以結構化拆解該問題所有的變數，應該用三個方面來思考：
- ➊ 水杯方面：水杯僅是一種「容器」，太小裝不下
- ➋ 水方面：是會流動的液態形式
- ➌ 外部環境方面：有地心引力，把水往下注
- 從這三個方面去找答案就能找出各式各樣的解決方案，而非僅靠著自己過去有限的經驗法則。
5W2H是拆解問題的萬用工具之一
我們做標案也時常碰到不熟悉的領域。針對不熟的領域，該如何在3小時內快速了解？我認為使用5W2H的工具能讓人短時間內抓個大方向。可有三個前置步驟：
步驟一
- 花30分鐘閱讀
- 挑出關鍵字
- 選出3個關鍵字
- 針對關鍵字寫出50–100字的定義
步驟二
- Google關鍵字
- 搜尋第一頁排名：該關鍵字＋ppt、.doc、.pdf
步驟三
- 花30分鐘快速閱讀下載檔案
- 把關鍵字用便利貼貼在牆上
- 挑出重複出現的關鍵字
- 找另外兩位夥伴念出各自的關鍵字定義
- 針對各自不同的定義展開細節說明
步驟四
- 不斷重複的關鍵字圈選出來，當作知識圖卡骨幹
- 畫出關鍵字矩陣九宮格
- 把關鍵字矩陣延伸兩層，延伸問題
- 拆解問題流程
- 需求說明書畫重點
- 圈選出自認為的關鍵字
- 閱讀谷歌關鍵字資料
- 各自簡短簡報
- 組成關鍵字矩陣
- 做成知識圖卡
步驟五
- 使用5W2H原則套入上述步驟Google的關鍵字
- 把關鍵字以5W2H方式列出
把想法變成知識圖卡，或是更進階的資訊圖表
企畫書最高原則是以圖、表代替文字，能用圖、表說明就用圖表，而非段落不明顯的文字。如時間尚屬充裕，建議把想法收斂成「資訊圖表」，趕時間則退而求其次，做出「知識圖卡」。
需求說明資訊圖表（簡式）
最後，把拆解過後的關鍵字以5W2H形式列出後，先簡單地把需求說明以簡式的資訊圖表方式畫出，可參考下圖所示。
日曆天時程表
依照需求說明與契約初稿的規定，列出以日曆天的方式，摘出重要查核點、交付項目日期與細部次重要時程。
下圖表格可用Excel製作，參考行政院人事行政總處中華民國一百一十年政府行政機關辦公日曆表製作之。
甘特圖（簡式）
再來，利用日曆天時程表，列出簡式甘特圖，範例如下圖。
經費分析表編列邏輯
- 採購法的核心精神就是凹廠商，讓人感覺用100塊做300塊的事。
- 公務員沒有成本的概念，他們只懂100萬要做300萬的事情。
- - 政府採購法的核心精神就是三個字：「凹廠商」。讓機關與評審委員覺得用100塊可做300塊的事。
- 服務建議書的經費分析表，要展現吃滷肉飯的銅板價，竟然能品嚐到三星米奇林的牛排，100萬的經費看起來能做300萬的事情，這就是經費編列的藝術。
- 至於實際成本怎麼估算，尤其我們做標案就是要賺錢，建議把成本項目細拆成九宮格，用「曼陀羅九宮格」思考法，把九宮格填入人、事、時、地、物、前置工作、結案工作，以及最重要的大魔王項目：「隱形成本」。
- 「隱形成本」關乎該案是否真能賺錢的成敗。
- 編列經費分析表時，如果牽涉戶外活動，服務建議書記得加註：「雨備方案需雙方討論，經主辦單位同意執行之」。有這句話會讓妳/你少了很多麻煩。
讓人感覺吃滷肉飯的銅板價吃到三星米奇林的菜。
- 執行政府標案的「隱形成本」才是重點中的重點！這些事不會寫在白紙黑字的招標文件上，卻在現實很常發生，入門者有三大雷區要注意：
- 完全超越契約規定的承作範圍。比如網站維護，契約載明保固只有一年，過了一年保固後還是叫妳/你把網站修到好，妳/你已經在做該單位的其他案子了，能不照做？拒絕了擺明是不想做生意了嗎？
- 招標機關根本不是需求機關。例如，A機關要辦活動，其實是給B機關。需求說明書、契約、專案啟動會議，甚至到了期中會議上都沒講這件事，等到期末報告，真正掌生殺大權的B機關長官才露臉，嚷嚷說這活動方式不是他們想要的，全部否決前面活動成果。（如有雷同，那完全是巧合，請勿自行對號入座XDD）
- 關鍵資料在其他機關，卻與需求機關水火不容。比如，A機關要拍微電影，其中最關鍵的資料掌握在B機關手上，影片中一定要出現該筆資料才行。BUT，B機關卻跟A機關徹底鬧翻，資料死都不給。主持該標案的A機關只會說廠商要負全部責任請自己想辦法，畢竟公版契約載明所有責任都是廠商擔，無法履約也廠商的問題。（如有雷同，那完全是巧合，請勿自行對號入座XDD）
- 實際執行標案時，常常為了解決不是契約中卻非得執行不可的任務，會造成妳/你與公司夥伴們加諸非常多的情緒勞動成本，遑論其通訊成本、交通成本、人員流動，重新招聘的訓練成本，為了溝通所額外付出的時間成本等等等。
- 創意加值服務章節建議列出額外服務的市價（可以亂掰，自己順手做得到最重要）。
結論
- 最簡單的說法，怎麼快速下筆有賴於強烈的好奇心去驅使妳/你拆解受眾內心真正的恐懼。
- 我們讀需求說明時，一邊找字裡行間中機關害怕的地方，從中延伸出4樣基礎資料：
➀ 需求說明資訊圖表
➁經費分析表
➂日曆天時程表
➃甘特圖
- 練習短時間抓到新領域的需求說明書中所講的恐懼。從內文與詢問承辦後有辦法快速界定問題，譜出策略與執行方法、細節，是日後跨領域轉職或從事自由工作的敲門磚。
- 這種提案企劃的技術可說是強大的「轉移技能」transferable Skills，是一條讓妳/你有門票玩轉各個職涯領域的聯絡道。
- 可轉移技能好比是工作者的蒙古包，是建立一人公司般的商業帝國，跨歐亞非美版圖的基礎；只要帶上它，就能攜家帶眷地逐水草而居，在職務與職務間暢遊；公司與公司間逍遙；產業與產業間遷徙，看哪邊的水草豐美，就往哪裡去。
- 這篇文章就是我寫了四年服務建議書的一點心得，希望文內乾貨量對妳/你有所幫助。也歡迎加入社群「標案人聊標案事」 連結是 https://www.facebook.com/groups/338482060679853/
- 另外，目前我也持續受中小企業客戶委託代寫標案企劃書或擔任顧問諮詢，可簡單分成三類：
一、行銷影片類
1、機關介紹/形象影片
2、活動宣傳影片
二、文化紀錄類
1、文化資源調查
2、文物普查
3、文物拍攝
4、文化傳承數位紀錄
5、文化資產保存
三、軟體開發類
1、機關前端網站
2、機關後端資料庫建置
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