俗話說：「好的秘書讓妳/你上天堂，差的秘書讓妳/你住套房」。啊！不是，是被火燒屁股被迫待在辦公室看日出。
妳/你的老闆應該僱用過兩種秘書。
第一種是交辦什麼通通忘，或者個性丟三落四，事情總會出包，幫忙訂位會議室連日期都會登記錯。
第二種則是一言一行都逃不出她/他的眼睛，老闆在入秋時節，一伸手就剛好能拿到一杯熱奶茶，或是準備開會前，桌上已經準備好講綱和分門別類的報表、會議在該秘書的主持下，時間總能縮在15分鐘，之後的會議紀錄總是條理分明，前因後果解釋到位，會議結論一目了然。
同樣都是人，為什麼會差這麼多？
之前運氣好能請教老闆身旁待人很nice的特助，她就跟我這菜比巴分享如何洞察先機的能力，聽她講完才領悟到其實就是之前在管理學課本讀到的5W2H。
5W2H是What、Why、When、Who、Where、How、How much的縮寫。
What意思是確立問題的界線與範圍。做事一定有目的，就連倒垃圾都有目的在，每個細節都有連接性，就像是一串粽子一樣一環扣一環，拉起來一整串，中間的綁繩就是目標。
Why是提出問題，尤其要問自己為什麼做這些事情，一直要追問背後的目的。通常客戶在提出需求，要連續問五個為什麼才能解析出背後的真正渴望。比如客戶說希望牆上鑽一個洞，我們不能一直銷售鑽孔機多厲害，而是追問為什麼那面牆上要有洞。客戶接著答因為該房子的主人要掛上一幅名貴的油畫。那為什麼要掛油畫？因為接待貴賓要彰顯主人的藝術氣息。一直追問為什麼可以讓我們從賣鑽孔機瞬間變成提昇客戶品味的服務，這就是為什麼的威力。
When是時間點，或是甘特圖。就是持續問自己什麼時候要完成什麼事情，而且在怎樣的時間點最恰當。從這樣問自己會在適當的時機做合宜的舉措，不這麼突兀，甚至拖延專案期程。
Who是指對象，不斷地問自己做這件事情的關鍵人物有哪些，這些關鍵人物彼此的權力關係是什麼，互相都怎麼做溝通的。她/他們的事情又會交給誰去執行？ 一旦盤點這些Key Person，就能畫出權責分析圖，也可輕易知曉誰要負責，權責該怎麼劃分。把事情拆出來交給他人，不要全部攬在身上。
Where指涉地點，也就是要逼問自己該情境從哪一個關鍵點切入才能事半功倍，還有氛圍的營造是否恰當也是重要指標。
How就是方法。很簡單問自己這件事情從頭到尾到底要怎麼做，才能讓人驚豔到「哇」一聲，印象深刻，又能讓工作持續交付給妳/你。一般人只會埋頭苦幹，希望用戰術上的勤奮來遮掩自己戰略上的懶惰。
How Much是任何事情的成本，這不只是金錢上，還有時間等各項效益層面。一件事情就怕搭錯梯，最怕沒有以終為始去看，最後都在瞎忙還倒賠，都是關乎值得不值得。
總而言之，她教我這平凡無奇的七個問句，卻在我不甚順遂的職涯起了莫大作用。相較於一般人實際會在工作上問自己的這些問題的並不多，問這些問題是痛苦的，會造成內心一些壓力還有不斷地跟自己腦力激盪，會想刻意逃避非常正常，但痛苦才能帶來成長，做事能更有效率更完整。